Samochód potrzebuje dobrego paliwa, telewizor pozbawionego szumu sygnału, sukienka idealnego dopasowania do ciała itp. Czego potrzebuje system klasy ERPII aby dostarczał wysokiej jakości informacji, na podstawie których będziesz podejmował decyzje?

System ERPII aby był użyteczny potrzebuje … . Właśnie, czego tak naprawdę potrzebuje. Niektórzy z Was zapewne bez wahania odpowiedzą wydajnej bazach danych. Tak to prawda, ale pomijając rozmowy akademickie czy handlowe na temat wyższości jednej bazy nad drugą, można zaryzykowac twierdzenie, że obecnie baza danych nie nastręcza większych trudności. Zresztą w większości wypadków i tak nie masz możliwości jej wyboru. Dane oprogramowanie działa tylko na tej, a nie innej.

No dobrze to czegóż innego potrzebuje ERP jak nie skalowalnych serwerów, bezprzerwowych klastrów, czy skutecznej archiwizacji na wypadek utraty danych. Zgadza się potrzebuje i to bardzo ale wybór odpowiedniego rozwiązania nie jest warunkiem sine qua non. Wydajne rozwiązanie sprzętowo-softwareowe jest odpowiedzialne za czas dostarczania informacji. Zresztą trzeba przyjąć założenie, że przy wyborze systemu klasy ERPII kupisz właściwe rozwiązanie sprzętowe, no cóż „chytrzy” i „oszczędni” kupią go dwa razy.

Każdy system ERPII, bez wyjątku, aby dostarczał wiarygodnych informacji potrzebuje czegoś co jest najbardziej bagatelizowanym elementem na każdym wdrożeniu. Wszystkim firmom element ten w praktyce sprawia potworne kłopoty. Mało kto rozpoczynając wdrożenie zakłada, że będą z nim jakiekolwiek problemy, że może mieć wpływ na załamanie się harmonogramu realizacji projektu. No cóż w końcu pora wymienić ten magiczny czynnik sprawczy.

Brzmi skromnie i mało marketingowo. Nazywa się D A N E. Tak jak samochód jest zasilany paliwem, tak zintegrowany system informatyczny klasy ERP / ERPII / WMS / CRM / BI / SCM  itp. musi być zasilany danymi. Zarówno danymi podstawowymi jak i danymi transakcyjnymi. Ale o tym za chwilkę.

Jednym z fundamentalnych założeń funkcjonowania zintegorwanego oprogramowania wspierającego biznes, jest posiadanie precyzyjnych danych. W zasadzie w 100% precyzyjnych. Hmm… , zapewne bez większego zastanowienia powiesz, a  niby co w tym takiego dziwnego? Nic zanim nie odpowiemy sobie na super ważne pytanie, a mianowicie kto posiada takie dane? Odpowiedź jest bardzo prosta. NIKT. Pomimo bardzo intensywnego rozwoju technologii informatycznych na świecie, człowiek jak na razie przegrywa w bardzo małej liczbie dyscyplin z komputerem. W naszym analizowanym przypadku jest bardziej tolerancyjny i potrafi podejmować decyzje w warunkach niekompletności danych. Dlaczego więc systemy informatyczne jednak oparto na tak teoretycznym i błednym założeniu, że chcesz czy też nie musisz te precyzyjne dane posiadać.  Dlaczego własnie takie założenie poczyniły międzynarodowe, opiniotwórcze i powszechnie uznane organizacje? Odpowiedź jest banalna, chociaż wielowątkowa. Po pierwsze, założenia te poczyniono w latach sześćdziesiątych ubiegłego stulecia. Po drugie, technologia informatyczna była wtedy na nieco innym poziomie rozwoju i nie tak masowa. Po trzecie, systemy MRP te z lat sześćdziesiątych i te współczesne klasy ERPII, pomimo stosowania często bardzo skomplikowanych algorytmów obliczeniowych nie wykorzystują elementów matematyki wyższej. Po czwarte, współczesne systemy dobrze radzą sobie z przetwarzaniem dużej ilości danych (znowu precyzyjnych), nie potrafią jednak wspierać w podejmowaniu decyzji w obliczu braku wszystkich danych. Po piąte, producenci systemów są dumni i bladzi jak medialnie moga stwierdzić, że są zgodni z logiką działania kalkulatora MRP czy MRPII (uaktualniona forma MRP). Kompletnie nie rozwijają oprogramowania w kierunku systemów ekspertskich z zaszytymi elementami sztucznej inteligencji. Po szóste, wdrożenie nigdy nie dotyczy wszystkich procesów funkcjonujących w firmach. Nie dotyczy też wszystkich danych.

Wróćmy jednak nieco do rzeczywistości.  Dane którymi zasila się nowy system klasy ERPII są zwykle bezkrytycznym spadkiem po zastępowanym systemie informatycznym. Lekceważenie problemu przygotowania danych lub zbyt wielka wiara w dane zgormadzone w starym systemie jest jednym z najbardziej błędnych założeń każdego wdrożenia. Od jakości danych które musisz przygotować do migracji (czasami zwanej konwersją), zależy bardzo dużo. Przez ich brak zawalił się nie jeden harmonogram wdrożenia. W praktyce, niestety większość działów IT, menadżerów i zarządów temat bagatelizuje. Mał o kto bierze pod uwagę, że przygotowanie tych danych zajmuje miesiące, a czasami nawet lata.

Super bonus – czyli bezcenna uwaga.Dane zgromadzone w dowolnym systemie informatycznym szybciej czy później dążą do chaosu. Jednym z nielicznych momentów w których można je wyporządkować, jest wdrożenie nowego oprogramowania. Przemyśl to zanim zmigrujesz coś co ja od lat nazywam tak samo – śmietnikiem.

Warto doprecyzować co kryje się pod pojęciem migracji / konwersji danych. Migracja to przeniesienie danych ze starego do nowego systemu. W praktyce migracja dotyczy danych które trzeba przenieść wykorzystując róznego rodzaju mechanizmy informatyczne (np. LSMW w SAP, Data Migration w IFS), jak i tych danych które trzeba wprowadzić do systemu ręcznie. Prawie nigdy nie zdarza się taka sytuacja aby migracja była procesem jednorazowym. Jest to proces wybitnie iteracyjny, podczas którego cały czas trzeba coś uzupełniać, poprawiać, korygować. Przy dużej skali wdrożenia migracja może dotyczyć dziesiątek czy setek tysięcy rekordów danych podstawowych i transakcyjnych. Dane wprowadzone w jednym module, traktowane jako nieistotne mogą być istotne dla innego działu pracującego na innym module. To może rodzić efekt domina.

Warto jest powołać specjalny zespół ds. migracji danych. Zespół taki powinien składać się z informatyków i osób merytorycznych potrafiących zweryfikować jakość i kompletność danych. Zespó, taki musi wypracować odpowiednie procedury działania (w tym także procedury naprawcze). Migracja to temat dość złożony i dotyczy najczęściej migracji wstępnej (na potrzeby chociażby szkoleń), inwentaryzacji danych, migracji końcowej, określenia zasad obsługi wyjątkowych zdarzeń biznesowych, tzn takich kiedy to np.   musimy nawiązać do transakcji których dokładny opis znajduje się w starym systemie, a nie nowym systemie.

W przypadku konsolidacji (fuzji) przedsiębiorstw,  czy przejęć przedsiębiorstw można mówić o całych projektach migracyjnych. Pojawi się także przy takiej okazji magiczne słowo rollout. Ale o tym przy napiszę w kolejnych artykułach.

Jeżeli jesteś zainteresowany pomocą w zorganizowaniu projektu migracyjnego napisz na adres: bgc@bgc.com.pl

[poll id=”3″]